Setiap kali tim manajemen atau panitia internal diminta menyiapkan acara kantor - baik itu gathering tahunan, perayaan ulang tahun perusahaan, atau gala dinner - pertanyaan yang paling pertama muncul di meja rapat biasanya sama: "Kira-kira habis berapa ya kalau pakai EO?"
Jujur saja, tidak ada satu angka pasti. Kebutuhan townhall 100 orang di ballroom hotel tentu beda jauh hitungannya dengan konvensi nasional 1.000 peserta. Tapi, kalau kamu paham komponen biayanya, kamu tidak akan kaget atau kecolongan bujet di tengah jalan.
Komponen Utama yang Menentukan Biaya Event:
- Venue & Konsumsi (35% – 45% dari Total Bujet) Ini biasanya pos paling besar. Mencakup sewa ballroom atau convention center, paket makan per orang (F&B), perizinan tempat, sampai akomodasi kamar kalau acaranya menginap di luar kota.
- Produksi & Panggung (20% – 30% dari Total Bujet) Mulai dari pembuatan panggung custom, backdrop, sewa LED screen beresolusi tajam, tata lampu (lighting), hingga sound system berstandar konser. Semakin rumit konsep panggungnya, pos ini akan semakin dominan.
- Pengisi Acara & Entertainment (15% – 25% dari Total Bujet) Honor untuk MC yang memandu acara, band atau musisi bintang tamu, sampai pengisi sesi workshop interaktif agar acara tidak garing.
- Tim Lapangan / Manpower (10% – 15% dari Total Bujet) Orang-orang di garda depan: kru registrasi, usher penyambut tamu, LO pendamping narasumber, stage runner, tim medis, dan dokumentasi foto/video profesional.
- Management Fee EO (10% – 15%) Biaya profesional untuk tim EO yang merancang konsep, mengurus negosiasi vendor, menyusun rundown, dan menjaga hari-H berjalan mulus tanpa masalah.
Gambaran Kasar Anggaran Berdasarkan Skala Acara:
- Skala Ringkas (50–150 Pax): Berkisar antara Rp 50 juta – Rp 150 juta. Fokus pada kehangatan internal, tempat yang fungsional, dan audio visual standar.
- Skala Menengah (200–500 Pax): Berkisar antara Rp 200 juta – Rp 600 juta. Biasanya sudah memakai panggung tematik, layar LED besar, dan hiburan band profesional.
- Skala Besar (500+ Pax): Mulai dari Rp 750 juta ke atas. Membutuhkan panggung teknis tinggi, venue konvensi luas, dan multi-kamera broadcasting.
Tips Hemat: Jangan Pakai Terlalu Banyak Vendor Terpisah
Kesalahan umum yang sering bikin bujet boros adalah menyewa vendor terpisah-pisah: satu vendor untuk panggung, satu untuk sound system, dan satu agensi EO untuk rundown. Biaya logistik jadi dobel-dobel dan risiko salah paham di lapangan sangat tinggi.
Solusinya, pilih mitra terintegrasi. Di Happen, kami menyatukan perancangan konsep kreatif, produksi fisik panggung sendiri, sampai tim lapangan di bawah satu koordinasi. Hasilnya lebih rapi, dan anggaran kantor kamu bisa ditekan lebih efisien.
Mau simulasi RAB yang transparan dan masuk akal untuk acara kantor kamu berikutnya? Yuk ngobrol santai bareng tim kami di www.getithappen.com!